Cognos: การสร้างรายงานแบบ List (Create List Report)

การสร้างรายงานแบบ List (Create List Report)

List: มีลักษณะเป็นตาราง เพื่อแสดงข้อมูลรายละเอียดจากฐานข้อมูล ซึ่งเป็นตารางที่จะแสดงข้อมูลรายละเอียดจากฐานข้อมูล เช่น รายการสินค้าและรายชื่อลูกค้า ในตารางจะแสดงข้อมูลในแถวและคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์จะแสดงค่าทั้งหมดสำหรับข้อมูลรายการในฐานข้อมูลหรือการคำนวณขึ้นอยู่กับรายการข้อมูลในฐานข้อมูล คือมีคอลัมน์อยู่ด้านบนและด้านล่างเป็นส่วนของข้อมูล

ตัวอย่างการสร้างรายงานด้วย List

1. การ Group Data โดยเลือกที่แถบเมนู (Toolbar) เลือก Group/Ungroup

- ยกตัวอย่างที่ 1 เลือกข้อมูลที่ต้องการ โดย Ctrl+Click เลือก Product line, Product type และ Product

- ทำการ Group Data โดยคลิกที่ แถบเมนู (Toolbar) เลือก Group/Ungroup

- จะได้ผลแสดงดังนี้ โดยคลิกที่ แถบเมนู (Toolbar) เลือก Run Report

แสดงรายงานที่ยังไม่ได้ ทำการ Group Data

แสดงรายงานที่ทำการ Group Data แล้ว

2. การใช้ Group Span: เพื่อแสดงข้อมูลเมื่อรายการแรกมีความสัมพันธ์กับรายการที่สอง

- ยกตัวอย่างที่ 2 ต่อจากตัวอย่างที่ 1 เลือกในส่วนข้อมูล Product line ไปที่ Properties -> Data ->Group Span -> Product

- เลือกในส่วนข้อมูล Product type ไปที่ Properties -> Data ->Group Span -> Product

- จะได้ผลแสดงดังนี้

· Sort Data คือการเรียงลำดับข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเลขและตัวอักษร จากมากไปน้อยหรือจากน้อยไปและ จากA –Zหรือ Z-A มาก โดยคลิกที่ แถบเมนู (Toolbar) เลือก Sort

- Ascending: เรียงจากน้อยไปหามาก, A –Z

- Descending: เรียงจากมากไปหาน้อย, Z-A

- ยกตัวอย่างที่ 3 เลือกข้อมูลที่ต้องการ คือ Revenue โดยต้องการค่ามากไปหาน้อย

- จะได้ผลแสดงดังนี้ (ค่า Revenue จะเรียงจากมากไปหาน้อย)

· Grouping & Sorting

- ยกตัวอย่างที่ 4 ในส่วน Properties เลือก Select Ancestor เลือก List ไปที่ Properties ->Data-> Grouping & Sorting ในส่วน Group ไปเลือก Product line แล้วใน Data items ลาก Revenue ไปวางในที่โฟล์เดอร์ Sort List

- จะได้ผลแสดงดังนี้ (จะได้ชื่อ Product line ที่มีค่า Revenue จากน้อยไปหามาก)

· Section คือการสร้างหัวข้อของรายงานจากคอลัมน์ที่ต้องการ โดยคลิกที่ แถบเมนู (Toolbar) เลือก Section

- ยกตัวอย่างที่ 5 เลือกคอลัมน์ที่ต้องการคือ Country แล้วคลิกที่ แถบเมนู (Toolbar) เลือก Section

- จะได้ผลแสดงดังนี้

· Pivot List to Crosstab คือการเปลี่ยนรูปแบบรายงานจาก List ไปเป็น Crosstab โดยคลิกที่ แถบเมนู (Toolbar) เลือก Pivot List to Crosstab

- ยกตัวอย่างที่ 6 เลือกคอลัมน์ที่ต้องการคือ Product line เพื่อให้เป็นส่วนคอลัมน์ใน Crosstab เลือก Pivot List to Crosstab

- จะได้ผลแสดงดังนี้

· List Header and Footers คือการสร้างหัวข้อหรือเนื้อหาที่สำคัญของรายงาน โดยคลิกที่ แถบเมนู (Toolbar) เลือก Headers&Footers ซึ่งสามารถทำได้ 3 ตำแหน่ง ดังนี้

1. ที่ด้านบนหรือล่างของรายงานแต่ละหน้า

2. ที่ด้านบนของรายงานหน้าแรกหรือด้านล่างของรายงานหน้าสุดท้าย

3. ก่อนหรือหลังจากการทำ Group Data

- ยกตัวอย่างที่ 7 เลือก Headers&Footers แล้วเลือก List Headers & Footers เลือก List page header (เพื่อบอกชื่อของรายงานหรือหัวข้อรายงาน: ซึ่งในส่วนนี้จะใช้การพิมพ์หัวข้อตามความต้องการ โดยการ double-click ไปที่ส่วนนี้แล้วพิมพ์ข้อความ เช่น Revenue by Retailer Type) และ Overall header (เพื่อบอกหัวข้อของข้อมูล: พิมพ์ข้อความ เช่นAttention: Sales Managers )

- จะได้ผลแสดงดังนี้

· Aggregate Data คือการจัดการกับข้อมูลที่เป็นตัวเลข เพื่อการ Sum, Total, Count, Average, Maximum, Minimum เป็นต้น โดยคลิกที่ แถบเมนู (Toolbar) เลือก Aggregate

- ยกตัวอย่างที่ 8 เลือกข้อมูลที่เป็นตัวเลขคือ Revenue โดยคลิกที่ แถบเมนู (Toolbar) เลือก Aggregate เลือก Total เพื่อหาผลรวมของข้อมูล จะได้ผลของรายงานดังนี้